5 Dokumen usaha yang sering dijumpai dan wajib dimiliki perusahaan

Dokumen Usaha adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, berkaitan dengan proses berjalannya suatu usaha atau bisnis. Dokumen usaha tersebut bisa berbentuk catatan, laporan, buku, surat – surat, perjanjian, dan lain – lain. Dalam dunia bisnis, dokumen usaha adalah hal yang penting bagi perusahaan dan memiliki -fungsi yang penting untuk menjamin keberlangsungan perusahaan baik untuk jangka pendek maupun panjang.

Memang sepenting apa dokumen usaha?

Dokumen usaha bisa menjadi Bukti hukum yang diakui undang-undang, terutama apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, maka dokumen usaha ini penting bagi perusahaan dapat menjadi alat pembuktian hukum dalam menjamin legalitas perusahaan di wilayah administrasi Republik Indonesia. Tentu saja Dokumen Usaha adalah salah satu kewajiban peraturan Republik Indonesia terkait retensi dokumen, yaitu UU No. 8 Tahun 1997 yang menetapkan bahwa setiap dokumen perusahaan harus disimpan dalam kurun waktu 10 tahun sejak masa penyimpanan.

Salah satu faktor pendukung keberlangsungan suatu usaha atau bisnis dipengaruhi oleh adanya unsur legalitas dari usaha yang dijalani, yaitu dokumen usaha. Maka dari itu Dokumen Usaha adalah hal yang harus diperhatikan sejak ingin memulai bisnis. Dalam beberapa usaha, faktor legalitas ini berwujud kepemilikan izin usaha yang dimiliki. Dengan adanya izin usaha, maka kegiatan usaha yang dijalankan terhindar dari penertiban atau pembongkaran,serta dapat melindungi aset pribadi, dan tentu saja ketika mengembangkan bisnis menjadi lebih mudah untuk mendapat pinjaman modal usaha.

Berikut ini 5 Dokumen Usaha yang paling umum untuk dimiliki sebuah perusahaan atau bisnis

1. Surat perjanjian kerja sama

Surat perjanjian kerja sama, adalah surat dokumen usaha dengan ketentuan khusus yang dibuat sebagai kesepakatan tertulis antara dua atau lebih pihak yang berhubungan. Perjanjian kerja sama atau yang juga dikenal dengan Memorandum of Understanding (MOU) berisi perihal hak dan kewajiban para pihak terkait yang telah disetujui bersama dan bersifat mengikat. Surat perjanjian kerja sama juga berfungsi untuk memastikan keamanan dan kenyamanan pihak yang bekerja sama serta menghindari perselisihan antar pihak.

2. Surat kontrak kerja

Surat kontrak kerja merupakan dokumen yang harus karyawan dan perusahaan tanda tangani sebelum karyawan bisa mulai bekerja. Dalam kontrak ini, dijelaskan berbagai hal mengenai pekerjaan dan perusahaan tersebut, sehingga kedua belah pihak bisa menjalankan pekerjaan dengan baik. Surat Perjanjian kerja ini juga dibuat dengan aturan ketat undang – undang yang ada di Indonesia.

3.Perjanjian kerahasiaan

Perjanjian kerahasiaan atau yang biasa disebut Non Disclosure Agreement merupakan suatu kesepakatan yang mengikat para pihak terlibat untuk tidak mengungkapkan informasi rahasia milik perusahaan kepada pihak lainnya. Ini dikarenakan apabila informasi rahasia diketahui oleh pihak lain dapat mengakibatkan kerugian bagi pemilik informasi rahasia atau perusahaan. Perjanjian kerahasiaan memiliki keuntungan penting bagi perusahaan,yaitu menjaga rahasia atau informasi agar tidak terjadi kebocoran yang akan merugikan perusahaan, menjaga hak paten dari sebuah produk pada perusahaan, memberi batasan yang jelas untuk karyawan, partner, dan semua pihak yang terlibat. Beberapa perusahaan yang menerapkan perjanjian ini di antaranya perusahaan teknologi, hukum, Kedokteran atau pelayanan jasa, perbankan, asisten pribadi, dan sebagainya.

4. Laporan Keuangan

Laporan Keuangan merupakan hal yang berkaitan dengan berjalannya perusahaan. Setiap detail laporan keuangan akan sangat dibutuhkan untuk evaluasi perusahaan. Sehingga pembuatan laporan keuangan tidak dapat diabaikan atau disepelekan prosesnya. Pembuatan laporan keuangan perusahaan biasanya dilakukan dalam periode tertentu. Misalkan, perusahaan membuat laporan keuangan ketika periode akuntansi perusahaan mereka memasuki akhir atau awal. Periode akuntansi ini ditentukan oleh perusahaan masing-masing. Ada yang dilakukan setiap akhir tahun, ada juga yang dilakukan dalam beberapa bulan sekali, bahkan seminggu sekali.

5. Proposal Penjualan

Proposal Penjualan yang efektif memberitahu calon konsumen bagaimana suatu produk atau layanan serta perusahaan dapat memenuhi kebutuhan dan membantu memecahkan masalah mereka. Dalam dokumen ini juga terdapat informasi yang detail seperti biaya yang akan dikeluarkan calon pembeli, jumlah barang yang akan dikirimkan oleh perusahaan, hingga cara penggunaannya.

Mengutip dari Wise Geek, sebuah proposal penjualan yang baik memiliki 3 komponen utama, yaitu :

1. Mengedukasi calon konsumen tentang produk atau layanan terbaru.
2. Memberikan argumen meyakinkan untuk mempersuasi konsumen tentang mengapa konsumen membutuhkan produk atau layanan perusahaan.
3. Menunjukkan return of investment yang bisa konsumen dapatkan ketika membeli produk atau layananmu

Itulah beberapa Dokumen Usaha yang biasa Anda temui secara umumnya ketika bekerja pada suatu perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut memiliki peran yang sangat penting dalam proses perkembangan bisnis sebuah perusahaan. Maka dari itu Dokumen Usaha adalah hal yang tidak boleh terlewatkan. selain ke lima dokumen diatas perusahaan juga wajib memiliki dokumen-dokumen berikut.

Baca Juga: 8 Brand Fashion Terkenal di Dunia Tahun 2022

6 Dokumen Usaha yang wajib dimiliki oleh perusahaan:

1. Akta Pendirian Perusahaan

Untuk perusahaan yang ingin mendirikan PT, CV maupun Firma memerlukan Akta pendirian usaha . Akta Pendirian Usaha disahkan dan dibuat oleh Notaris, biasanya isi dari akta pendirian usaha ini yaitu nama badan usaha, modal, jenis bidang usaha, tempat kedudukan badan usaha, susunan pengurus usaha, jenis bidang usaha yang dijalankan, serta hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam badan usaha. Akta pendirian usaha adalah langkah awal yang harus dipenuhi untuk mengurus legalitas lainnya.

2. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

Layaknya orang pribadi, perusahaan juga memiliki kewajiban untuk mengurus pajaknya, mulai dari menghitung, membayar, hingga melaporkan pajak. Dengan adanya dokumen usaha berupa NPWP, perusahaan bisa mendapatkan kemudahan dalam mengurus persyaratan administrasi bisnis. Misalnya saja dalam mengajukan kredit di bank, pembuatan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), membuat rekening koran, membuat paspor, pembelian produk investasi, mengajukan pinjaman modal, dan lain – lain.

3. Surat Izin Tempat Usaha

Surat Izin Tempat Usaha atau SITU merupakan legalitas berupa surat izin pendirian tempat usaha di suatu daerah. SITU dikeluarkan oleh badan hukum setempat di tempat usaha atau perusahaan berada. Selain sebagai legalitas tempat usaha, SITU juga berfungsi sebagai bukti valid jika usaha yang didirikan di suatu daerah sudah sesuai dengan ketentuan tata ruang di lokasi tersebut. SITU juga berfungsi sebagai bukti adanya perizinan dari masyarakat atas didirikannya sebuah usaha. Dengan adanya SITU bisa menjadi prasyarat untuk penanaman modal oleh calon investor. Kedepan nya akan lebih mudah untuk para investor yang berminat untuk menanamkan modal pada bisnis dan bisa memberikan rasa kepercayaan penuh.

4. Surat Izin Usaha Industri (SIUI)

SIUI merupakan Sebuah izin yang diberikan oleh kementerian terkait kepada pelaku bisnis atau perusahaan untuk melakukan kegiatan industri. SIUI wajib dimiliki oleh perusahaan yang melakukan kegiatan usahanya di Indonesia. Perusahaan perlu SIUI mulai dari mendaftarkan jenis yang termasuk ke dalam hasil usaha di bidang industri adalah wajib, skala, hingga bahan baku yang digunakan. Selain itu, juga melaporkan lokasi, sarana, dan prasarana perusahaan. Untuk mengurus SIUI ada beberapa syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi. Anda perlu memiliki beberapa surat pengantar seperti AMDAL, UKL, UPL, NPWP, IMB, Bukti Penguasaan Tanah dan Bangunan, dan lain – lain.

5. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

Surat Keterangan Domisili Perusahaan memiliki fungsi untuk menerangkan kedudukan resmi dari sebuah perusahaan yang berkedudukan di alamat tersebut. Maka, bagi perusahaan yang telah memiliki surat Keterangan Domisili Perusahaan, berarti perusahaan tersebut sudah resmi diakui berkedudukan di lokasi yang tercantum di dalam dokumen.

Pada daerah DKI Jakarta, berdasarkan Perda Nomor 1 Tahun 2014, bahwa surat Keterangan Domisili Perusahaan tidak dapat dikeluarkan untuk PT yang menggunakan alamat domisili rumah atau yang tidak berada dalam zona perkantoran.

Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2018 tentang usaha mikro dan kecil (UMKM) hanya memperbolehkan domisili rumah bagi perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan Anak Perusahaan atau Cabang yang dimiliki oleh perusahaan menengah dan besar.

Maka dari itu, diperlukan alamat domisili yang berada dalam zona perusahaan untuk mendapatkan surat Keterangan Domisili Perusahaan untuk sebuah perusahaan.

6. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

TDP merupakan surat tanda pengesahan yang diberikan oleh Kantor Pendaftaran Perusahaan kepada perusahaan yang melakukan pendaftaran perusahaan. Berdasarkan UU No. 3 Tahun 1982, TDP merupakan daftar catatan resmi yang diadakan berdasarkan ketentuan undang-undang dan wajib didaftarkan oleh setiap perusahaan serta disahkan oleh pejabat yang berwenang dari kantor pendaftaran perusahaan. Pendaftaran perusahaan dilakukan pada KPP Kabupaten/Kota/Kotamadya tempat kedudukan perusahaan yang bersangkutan. Pasalnya, TDP merupakan dokumen terakhir yang diurus saat mendirikan badan usaha, karena sebelumnya pemilik bisnis harus mengurus dokumen seperti akta pendirian, NPWP perusahaan, serta surat izin usaha (seperti SIUP atau IUI). Masa berlaku TDP adalah lima tahun terhitung mulai tanggal diterbitkan dan wajib untuk diperbaharui paling lambat tiga bulan sebelum masa berlakunya berakhir.

Nah, itulah Pengertian dokumen usaha dan dokumen usaha apa saja yang wajib dimiliki oleh perusahaan atau bisnis. Apabila anda memiliki minat untuk mengembangkan bisnis atau perusahaan, pastikan menyiapkan dokumen yang wajib diperlukan terutama jika Anda ingin melebarkan bisnis ke luar negeri. Untuk keperluan menerjemahkan dokumen, Mega penerjemah merupakan solusi yang tepat. Sebelum menggunakan jasa Mega Penerjemah, tentu saja Anda bisa konsultasi kebutuhan Anda terlebih dahulu! Anda bisa berkunjung ke website resmi Mega Translation Service Lalu, Kami akan menawarkan penawaran menarik untuk Anda