Aturan Pemusnahan Fotokopi Berkas Kependudukan

Fotokopi merupakan sebuah aktivitas menggandakan berkas, biasanya fotokopi diperuntukkan pemenuhan syarat pembelian suatu kendaraan, properti dan lainnya. Membicarakan mengenai fotokopi, pernahkan Anda fotokopi berkas kependudukan? Ada beberapa aturan pemusnahan berkas Anda yang tertinggal di tempat jasa fotokopi. Jangan sampai berkas penting yang Anda fotokopi jadi tercecer apalagi sampai disalahgunakan.

Menjaga Berkas Kependudukan

Masyarakat Indonesia yang hendak menggunakan jasa fotokopi sebagai wadah menggandakan berkas untuk kepentingan suatu hal harus lebih berhati – hati lagi dan memperhatikan kerahasiaan data pribadi. Data – data tersebut seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK).

Biasanya orang – orang memfotokopi berkas dengan melebihkan jumlah yang seharusnya. Hal tersebut dibuat agar mengurangi entitas ke luar rumah. Tidak jarang fotokopi melakukan kesalahan maka berkasnya ditinggal di tempat fotokopi tersebut. Apabila yang difotokopi bukan berkas penting, yang menjadi masalah adalah apabila yang difotokopi merupakan berkas penting.

Kemudian, kita tidak tahu ke mana kertas – kertas tersebut akan dibuang. Akan lebih baik apabila memfotokopi berkas penting di rumah saja menggunakan printer. Kalau terpaksa harus keluar maka usahakan kesalahan berkas yang sudah terfotokopi juga ikut dibawa pulang dan tidak ditinggal di tempat fotokopi.

Aturan Pemusnahan Dokumen

Dalam Pasal 9 ayat (1) dan (3) mengenai Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan menyebutkan:

(1) Penyusutan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c, dilakukan untuk:

1. Mengurangi volume dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun/berkurang atau sudah tidak berlaku, dan
2. Mengurangi biaya pemeliharaan

(3) Penyusutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan cara:

1. Pemindahan dokumen, dan
2. Pemusnahan dokumen

Kemudian, yang bertanggung jawab dalam melaksanakan aturan pemusnahan dokumen sebagaimana dimaksud dalam pasal di atas adalah Disdukcapil Kabupaten/Kota berdasarkan hasil penilaian yang dilengkapi dengan berita acara pemusnahan dokumen.

Apabila ada dokumen yang tidak valid yang disebabkan karena gagal encode, rusak, gagal cetak atau perubahan elemen data, maka dokumen itu akan dimusnahkan setiap hari. Pemusnahan tersebut akan dibakar dan dilengkapi dengan berita acara pemusnahan dokumen tidak valid.

Langkah – langkah Menjaga Kerahasiaan

Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan agar menjaga kerahasiaan data pribadi dalam dokumen kependudukan:

1. Lakukan pemusnahan dokumen kependudukan jika sudah tidak terpakai lagi
2. Jangan mengunggah dokumen kependudukan di media sosial atau internet, sehingga dapat dilihat oleh publik
3. Instansi atau lembaga yang membutuhkan dokumen kependudukan sebagai syarat verifikasi atau pendaftaran hendaknya menggunakan card reader (alat baca KTP Elektronik) atau menggunakan hak akses verifikasi data kerja sama dengan Direktorat Jenderal Kependudukan dan pencatatan Sipil

Cara Mengurus KTP yang Hilang

Dianjurkan agar memfotokopi dokumen penting menggunakan alat printer pribadi, agar menghindari hilangnya dokumen tersebut. Walaupun dokumen tersebut hilang, kita masih bisa memintanya kembali, dengan cara:

1. Mendatangi Kantor Polisi
2. Foto Copy KTP
3. Surat pengantar RT dan RW
4. Mendatangi Kantor Kelurahan
5. Mendatangi Kantor Kecamatan
6. Mengambil KTP di kantor Kecamatan

Terlihat mudah dan simpel, namun Anda harus menyertakan beberapa dokumen pendukung, seperti:

1. Pas foto ukuran 3×4 sebanyak 2 lembar untuk dibawa ke kantor Kelurahan dengan background warna merah untuk tahun kelahiran ganjil dan background warna biru untuk tahun kelahiran genap
2. Pas foto ukuran 4×6 sebanyak 2 lembar untuk dibawa ke kantor Kecamatan dengan latar belakang warna merah untuk tahun kelahiran ganjil dan warna biru untuk tahun kelahiran genap
3. Fotokopi KK (Kartu Keluarga)
4. Fotokopi E-KTP yang hilang (jika ada)
5. Surat pengantar dari RT/RW

Mega Translation Service

Dengan hilangnya dokumen – dokumen tersebut, tentu akan mempersulit Anda untuk mengajukan beberapa hal terkait surat – menyurat. Anda tentunya harus lebih berhati – hati dalam hal ini. Informasi selanjutnya mengenai perusahaan Mega Translation Service, apabila Anda membutuhkan terjemahan, interpreter dan legalisasi. Anda dapat menghubungi Mega Translation Service. Hubungi kami di sini.

penerjemah | interpreter | legalisasi |

HUBUNGI KAMI