Dokumen Ekspor Impor Yang Harus di Legalisasi Guna Kelancaran Usaha!

Bagi pelaku bisnis, kegiatan ekspor-impor bukanlah hal yang baru. Dengan kegiatan ekspor impor pelaku usaha berpotensi mendapatkan produk dengan harga yang relatif lebih murah. Namun, salah satu tantangan bagi pelaku UKM dalam kegiatan ekspor-impor adalah menemukan berbagai persyaratan dokumen untuk melakukan transaksi ekspor dengan importir.

Kondisi tersebut kegiatan ekspor terjadi di dua negara yang memiliki regulasi dan kebutuhan berbeda. Terlebih lagi, kegiatan ekspor memiliki risiko besar sehingga dibutuhkan berbagai dokumen sebagai pemeriksaan dan jaminan.

Menentukan Harga Barang dan Sistem Perdagangan

Hal terpenting dan yang paling utama yang harus Anda tentukan kepada Supplier (Pemasok) di luar negeri adalah atas dasar apa Anda membayar barang dengan harga sejumlah tersebut.

Sebab, dalam kegiatan impor Anda sering menjumpai istilah FOB, CFR, CIF, DDP, FAS dan sebagainya yang menunjukkan kapan tanggung jawab dan kewajiban biaya oleh Supplier (Pemasok) berakhir. 

Sebagai contoh, jika pemasok memakai FOB (Free on Board) maka pembelian barang dimana semua Biaya Pengiriman atau O/F (Ocean Freight), Asuransi dan Harga Barang di bayarkan setelah kapal sampai di pelabuhan bongkar; CFR (Cost and Freight) adalah term penyerahan barang dimana pemasok menyerahkan barang setelah barang melewati batas pagar kapal di pelabuhan pengapalan dalam keadaan sudah mendapat izin ekspor, tetapi biaya pengangkutan sampai ke pelabuhan tujuan tetap menjadi kewajiban Pemasok.

CIF (Cost Insurance and Freight) adalah sistem pembelian barang dimana Biaya Pengiriman, Asuransi dan Harga Barang Anda bayarkan sebelum kapal berangkat di pelabuhan muat; DDP (Delivered Duty Paid) adalah term penyerahan barang dimana Pemasok harus menyerahkan barang di suatu tempat  yang Anda tunjuk dan berada di dalam wilayah kewenangan Anda dengan kondisi seluruh formalitas kepabeanan telah diselesaikan oleh Pemasok (door to door service); 

FAS (Free Alongside Ship) adalah term penyerahan barang dimana Pemasok wajib menanggung biaya dan resiko sampai dengan penyerahan barang di samping kapal di pelabuhan pengapalan dalam keadaan yang sudah mendapat izin ekspor, dan sebagainya.

Memilih Cara Pengiriman Barang

Agar biaya pengiriman lebih lebih hemat, Anda harus memilih metode yang atau kombinasi metode pengiriman yang tepat. Hal ini sangat penting untuk mendapatkan barang-barang Anda pada waktu dan  tempat yang yang di inginkan.

Berikut  ini adalah tiga pilihan pengiriman:

• Melalui Laut (Ocean Freight): Ideal untuk pengiriman barang yang lebih besar atau massal atau barang yang tidak memerlukan pengiriman cepat.
• Via Udara (Air  Freight): Ideal untuk pengiriman dalam jumlah yang lebih kecil atau barang yang di butuhkan mendesak.
• Melalui Darat (Truk dan Kereta Api): Karena Indonesia negara kepulauan yang terpisah dengan lautan dengan negara lain, maka kedua layanan ini merupakan cara pengiriman yang di kombinasi dengan pengiriman laut dan udara.

Anda perlu menentukan seberapa cepat memerlukan barang untuk sampai ke alamat Anda. Karena itu, perlu di pikirkan alternatif apakah perlu di kirim melalui udara atau laut.

Misalnya, barang dari Singapura, pengiriman melalui udara oleh Pressti Cargo secara umum dapat menghabiskan waktu 1-7 hari, dan pengiriman laut bisa memakan waktu beberapa hari sampai 2 minggu, bahkan bisa lebih.

Ini jelas berpengaruh terhadap biaya pengiriman. Dalam beberapa kejadian, untuk barang dalam jumlah kecil (sampai 100 kg, tergantung pada volume) sering lebih murah pengiriman melalui udara, karena biaya minimum untuk angkutan laut seringkali lebih besar dari biaya keseluruhan pengiriman melalui udara.

Menentukan Cara Pembayaran 

Setelah mendapat konfirmasi harga dan term perdagangan (terms of trade) dari Pemasok Anda dan total  biaya pengiriman (termasuk, bea masuk, pajak dan lain-lain) untuk sampainya barang ke alamat Anda, maka Anda dapat melakukan pembayaran kepada Pemasok luar negeri dengan salah satu cara berikut:

1. Transfer Bank
2. Kartu Kredit
3. Wesel Inkaso
4. Letter of Credit L/C)
5. Pembayaran Kemudian (Open Account) 

Dokumen yang Anda perlukan untuk Kegiatan Ekspor – Impor

Guna memenuhi persyaratan administrasi, dokumen ekspor impor terdiri dari 2 macam, yakni dokumen utama dan dokumen tambahan, yaitu :

Dokumen Utama

Dokumen utama adalah dokumen yang sifatnya wajib dimiliki dalam setiap transaksi ekspor yang akan dan sedang berlangsung. Berikut ini ragam dokumen utama pada kegiatan ekspor impor.

1. Invoice/Faktur

Dokumen paling penting adalah invoice/faktur. Dokumen berfungsi sebagai bukti transaksi atau penagihan. Dokumennya akan dibuat oleh eksportir untuk importir. Faktur dalam kegiatan ekspor impor ada 3 jenis, di antaranya:

• Proforma Invoice
• Commercial Invoice
• Consular Invoice

2. Packing List

Dokumen ini berkaitan dengan rincian spesifikasi barang ekspor sesuai dengan invoice. Fungsi dokumen yang di buat oleh eksportir ini adalah untuk memudahkan Anda mengetahui isi barang dalam kontainer bila terdapat pemeriksaan.

Dokumen ini bisa di katakan pula sebagai surat jalan yang di pakai ketika melakukan pengiriman barang di dalam Indonesia. Dalam dokumen packing list, setidaknya memuat informasi berikut:

• Nama barang
• Nomor dan tanggal packing list
• Jumlah kemasan (seperti pack, pieces, ikat, karung, dll)
• Berat bersih
• Berat kotor

3. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill

Bill of lading adalah bukti pengiriman barang atau dapat juga diartikan sebagai tanda terima yang dibuat oleh shipping company untuk eksportir. B/L ini akan dikeluarkan setelah kapal berangkat dari Indonesia.

Selain itu, B/L dapat pula digunakan sebagai kepemilikan barang, artinya eksportir yang memegang B/L adalah pemilik dari barang yang disebutkan dalam dokumen tersebut.

4. Polis Asuransi

Dokumen ini sangat dibutuhkan sebagai surat bukti penanggungan yang diterbitkan perusahaan asuransi untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim, atas permintaan eksportir maupun importir.

Dokumen ini berisi berbagai jenis risiko yang diasuransikan, pihak mana yang meminta asuransi, dan kepada siapa klaimnya akan dibayarkan. Adanya dokumen ini bisa meminimalisir kerugian dari kedua belah pihak.

5. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)

Dokumen ini adalah surat pemberitahuan yang dibuat eksportir kepada kantor Bea dan Cukai. Secara umum, prosedur pengurusan PEB, sebagai berikut: 

Barang yang akan diekspor diberitahukan ke kantor Bea Cukai dengan mengisi PEB.

Melakukan pendaftaran PEB paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan pengiriman ekspor dan paling telat sebelum barang masuk Kawasan Pabean.

Biasanya pendaftaran ini disertai dengan Nomor Induk Perusahaan (NIPER) dan dokumen pelengkap, seperti: faktur, packing list, bukti bayar Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP), bukti bayar bea keluar (untuk barang ekspor yang dikenakan bea keluar), dan dokumen lain dari instansi teknis terkait membayar pajak ekspor secara lunas jika barang dikenakan pajak ekspor.

6. Shipping Instruction

Shipping instruction adalah dokumen yang dibuat/diberikan oleh eksportir kepada forwarder atau shipping company untuk melakukan booking pada container dan ruang di transportasi yang digunakan seperti kapal/pesawat. Dokumen ini biasanya dapat diberikan atau dikirim melalui surel (e-mail).

Dokumen Tambahan

Selain dokumen utama yang disebutkan diatas, ada beberapa dokumen lainnya yang perlu anda ketahui.

1. Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin (COO)

Dokumen ini berisi keterangan bahwa barang yang diekspor berasal dari Indonesia. SKA akan di keluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten/Kota/Provinsi. SKA/COO berfungsi untuk importir agar memperoleh keringanan bea masuk di negaranya hingga 0% tergantung dengan kebijakan dari produknya sendiri. Akan tetapi, manfaat ini hanya akan berfungsi dengan negara yang telah menjalin kesepakatan kerjasama perdagangan dengan Indonesia dalam Free Trade Agreement.

2. Certificate of Analysis (COA)

Dokumen ini adalah file yang berisi hasil analisis dari produk yang di ekspor. Isi Analisisnya pun dapat di sesuaikan dengan permintaan si importir. Namun, secara umum isinya sesuai dengan standar wajib regulasi dari negara tujuan atau standar umum yang berlaku. Dokumen COA biasanya di perlukan untuk produk hasil industri kimia atau pertanian. Oleh karena itu, dokumen ini biasanya dapat di minta dari pihak produsen yang di urus secara langsung oleh eksportir melalui laboratorium independen yang sudah terakreditasi.

3. Phytosanitary Certificate

Sertifikat fitosanitari adalah dokumen yang di butuhkan pada produk pertanian seperti rempah, buah segar, dan sebagainya. Fungsi dari dokumen ini adalah untuk menjamin bahwa produk yang di ekspor terbebas dari jamur, kuman, dan bakteri. Selain untuk produk pertanian dokumen ini pun di perlukan pada produk hewani.

4. Sertifikat Fumigasi

Sertifikat ini di keluarkan oleh perusahaan fumigasi sebagai penjelasan bahwa barang ekspor yang bersangkutan telah di fumigasi sesuai standar yang berlaku. Proses fumigasi sendiri berguna untuk mengamankan barang yang akan di ekspor ke negara tujuan dari hama atau rayap selama masa pengiriman.

5. Sertifikat Veteriner

Fungsi dari sertifikat ini adalah sebagai jaminan keamanan pangan untuk produk ekspor pangan dan non-pangan asal hewan. Penerbitan dokumen ini oleh Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan (PKH) Kementerian Pertanian.

6. Keterangan Timbangan (Weight Note)

Sesuai namanya, dokumen ini berisikan rincian berat dari setiap kemasan barang sesuai yang tertera dalam faktur. Keterangan timbangan ini pada prinsipnya harus sama dengan yang tertera pada L/C. Dokumen ini cukup penting karena untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut pada parang pada saat pemeriksaan.

7. Daftar Ukuran (Measurement List)

Seperti namanya, dokumen ini berisi rincian dari ukuran dan takaran pada setiap kemasan barang, seperti panjang, tebal, volume, hingga diameternya. Sama seperti keterangan timbangan, isi dari keterangan dokumen ini haruslah sama dengan yang ada pada L/C. Dokumen ini pun berguna untuk menghitung biaya pengiriman.

Selain dokumen di atas, ada beberapa dokumen tambahan atau pelengkap lainnya. Namun, dokumen ini tergantung pada kebutuhan setiap yang bersangkutan dalam proses ekspor-impor ini. Kebutuhan dokumen tambahan harus betul-betul anda tanyakan dengan importir karena masing-masing memiliki regulasi dan kebutuhan permintaan yang berbeda.

Layanan Mega Translation Service

Mega Translation Service merupakan perusahan jasa penerjemah, menyediakan segala kebutuhan Anda untuk mempermudah menyelesaikan segala keperluan dokumen bisnis ataupun pribadi. Kami menyediakan layanan jasa penerjemah tersumpah, legalisasi, dan interpreter. Anda dapat langsung menghubungi kami di sini.