11 Dokumen Shipping untuk Pengiriman Barang Internasional

Melakukan ekspansi bisnis ke luar negeri atau secara internasional tentunya akan membuka banyak peluang baru yang menantang bagi para pelaku bisnis. Karena selain jangkauan pasarnya lebih besar, demografis penduduknya pun akan sangat berbeda pula.

Saat mempersiapkan berbagai keperluan untuk ekspansi bisnis seperti rencana pemasaran, mitra bisnis, sumber daya manusia, biaya operasional, dan lain sebagainya, tentunya memahami jenis dokumen shipping untuk pengiriman barang lintas negara perlu dilakukan. Karena kalau tidak, nasib barang yang dikirimkan bisa saja ditunda atau ditahan di pabean.

Maka dari itu, mari simak penjelasan berikut tentang pengertian dokumen shipping dan 11 jenisnya yang akan dikaji secara lengkap.

Apa Itu Dokumen Shipping?

Dokumen shipping adalah sebuah dokumen pengiriman berbentuk formulir yang di dalamnya tercantum beberapa hal penting bagi pengirim, jasa kirim, hingga penerima barang.

Adapun informasi umum yang tercantum dalam dokumen shipping adalah tanggal pengiriman, pelanggan, metode pengiriman, jumlah, dan spesifikasi barang yang dikirim. Dokumen Shipping juga ada banyak macamnya, sehingga informasi yang dimuat per jenis dokumennya pun beragam.

Pentingnya Dokumen Shipping

Selain bisa berfungsi sebagai syarat jalan barang yang dikirimkan melintasi banyak negara untuk sampai ke negara tujuan, dokumen shipping juga menjadi salah satu elemen penting dalam proses logistik internasional dan bea cukai.

Pentingnya keberadaan dokumen shipping juga adalah karena biasanya salah satu dokumen yang diterbitkan adalah dokumen asuransi. Yang mana dokumen asuransi akan bisa menjamin keabsahan informasi pengiriman barang kepada penerima dan bisa mengklaim barang secara hukum jika terjadi kerusakan atau kehilangan selama perjalanan.

Jenis Dokumen Shipping yang Diperlukan

Banyaknya jenis dokumen shipping bisa saja membuat Anda yang baru saja ingin menjalankan strategi pemasaran internasional bingung dan kesulitan. Berikut penjelasan terkait 11 dokumen shipping yang biasanya diperlukan saat mengirim barang secara internasional.

1. Commercial Invoice

Menjadi bukti resmi penjualan, commercial invoice adalah tanda terima pembelian yang berbeda dengan purchase order. Di dalam commercial invoice tercantum banyak rincian informasi lengkap terkait transaksi penjualan termasuk syarat pengiriman yang disepakati antara vendor (eksportir) dan pembeli (importir) dari awal hingga akhir.

Menurut Twill, perusahaan logistik Belanda, commercial invoice adalah dokumen shipping paling penting yang harus ada saat melakukan pengiriman lewat jalur laut. Commercial invoice yang diterbitkan untuk pengiriman internasional akan sangat berbeda dengan commercial invoice yang biasa diterbitkan dalam transaksi bisnis domestik.

Adapun fungsi dari commercial invoice adalah untuk mendapatkan pembayaran atas barang yang dikirim oleh eksportir kepada importir, bukannya berfungsi sebagai faktur ekspor. Contoh isi informasi yang dicantumkan di dalamnya adalah nomor pesanan, nomor pesanan pembelian atau nomor referensi pelanggan lainnya, informasi pembayaran.

Karena sangat penting, sebaiknya di dalam commercial invoice juga dicantumkan rincian informasi tentang asuransi agar bisa memastikan pembayaran penuh dari pelanggan.

2. Export Packing List

Berbeda dengan packing list atau packing slip yang biasa diterbitkan saat melakukan transaksi domestik, export packing list memuat informasi yang lebih rinci. Informasi yang dimuat di dalamnya antara lain seperti berat, dimensi, ukuran keamanan, dan jenis pengemasan dari barang yang dikirim.

Informasi yang tercantum tadi selanjutnya bisa menjadi dasar muatan untuk membuat Bill of Lading (B/L) dan digunakan untuk mendapatkan pembayaran dari Letter of Credit (L/C). Sehingga export landing page perlu dibawa bersamaan dengan dokumen lain kepada bank nantinya.

Informasi dalam dokumen shipping jenis ini juga akan sangat berguna untuk membantu petugas keamanan melakukan pemeriksaan pada bagian kemasan tertentu seperti kemasan jenis apa yang perlu dibuka. Adanya informasi yang disebutkan di dalam dokumen juga pastinya akan memudahkan kurir angkut untuk mengirimkan barang dengan aman sampai ke tujuan akhir.

3. Bill of Lading

Bill of Lading (B/L) adalah dokumen shipping yang berisi kontrak resmi antara pihak eksportir, importir, dan pengangkut barang. Terdapat berbagai jenis Bill of Lading seperti inland B/L, dan ocean B/L. Pentingnya menerbitkan B/L saat mengirimkan barang secara internasional adalah karena bisa memastikan bahwa barang pengiriman dilakukan secara legal.

Informasi yang dimuat dalam B/L meliputi tujuan pengiriman, penerima, barang yang dikirim, dan cara penanganan barang. Sehingga dengan informasi yang ada tadi perwakilan resmi pihak pengangkut akan bisa menandatangani sesampainya barang di lokasi tujuan dan dilepaskan kepada penerima paket.

Terlepas dari jenis B/L yang telah disebutkan di atas, B/L umumnya dikelompokkan ke dalam 2 jenis yaitu BOL yang bisa dinegosiasikan dan BOL yang tidak bisa dinegosiasikan. Selengkapnya mengenai BOL bisa dilihat disini.

4. Purchase Order

Merupakan sebuah pernyataan resmi saat menerima pesanan, purchase order berisi informasi terkait rincian transaksi seperti pihak yang terlibat dalam pembelian, jenis produk yang dibeli, dan tanggal transaksi.

Dengan informasi tadi, pihak eksportir akan dengan mudah menyiapkan jenis barang pesanan yang akan dikirimkan kepada importir dan total biaya yang dikenakan.

5. Letter of Credit

Diterbitkan oleh pihak bank, Letter of Credit (L/C) digunakan untuk menjamin pembayaran importir akan barang yang dipesan kepada pihak eksportir. Jaminan ini juga memberikan bank kewajiban untuk membayar sisa pembayaran apabila pihak importir tidak bisa menyelesaikan pembayaran.

Dengan adanya L/C, rumitnya proses transaksi pada perdagangan internasional bisa diatasi karena di dalam L/C juga tercantum detail perjanjian yang disepakati oleh eksportir dan importir.

6. Dock/Warehouse Receipt

Dokumen dock/warehouse receipt merupakan dokumen shipping bukti pengiriman yang membuktikan bahwa barang telah diterima oleh pihak pengangkut internasional dengan kondisi baik. Isi dari dokumen ini memuat karakteristik, ukuran, dimensi, dan berat dari barang yang dikirim.

7. Certificate of Origin

Dokumen Certificate of Origin (C/O) diterbitkan dengan tujuan untuk memastikan suatu barang telah memenuhi syarat sebagai barang yang diizinkan untuk diekspor ke negara tujuan. Adapun arti dari Certificate of Origin sendiri adalah sebuah dokumen shipping yang menyatakan negara asal barang dan telah disertifikasi oleh konsulat atau kamar dagang.

Informasi yang ada di dalam dokumen ini adalah seputar informasi produk, tujuan lokasi pengiriman, dan negara yang mengekspor. Karena banyak perjanjian perdagangan bebas yang terbentuk diantara negara-negara di dunia, Certificate of Origin bisa menentukan apakah barang yang dikirim memenuhi syarat untuk diimpor jika dikenakan bea atau tidak.

8. Insurance Certificate (Sertifikat Asuransi)

Diterbitkan oleh perusahaan asuransi, sertifikat asuransi dapat diterbitkan karena eksportir membeli polis asuransi untuk pengiriman barang yang hendak dilakukan. Sertifikat asuransi ini dapat meningkatkan rasa aman dan mengganti kerugian jika barang yang dikirim hilang.

Sertifikat asuransi sering digunakan oleh para eksportir karena banyaknya risiko yang bisa muncul saat melakukan pengiriman barang secara internasional. Sehingga untuk meminimalisir kejadian itu, eksportir mengambil polis asuransi untuk menjamin barangnya aman dan bisa sampai dengan kondisi baik ke tangan penerima.

9. Export License

Bagi beberapa negara, export license diperlukan pada kondisi tertentu. Tetapi untuk negara lainnya, export license bisa menjadi persyaratan untuk bisa mengekspor barang. Dokumen shipping ini adalah dokumen legal dan resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk memberi izin kepada eksportir untuk mengirimkan barang tertentu dengan jumlah tertentu.

10. Arrival Notice

Dokumen arrival notice menginformasikan bahwa kargo telah tiba di tempat tujuan. Informasi yang dimuat di dalamnya adalah deskripsi barang, perincian pelayaran, negara tujuan, biaya bea cukai, dan kontak detail terkait pengangkut barang.

Arrival notice diterbitkan oleh agen pengangkut kepada penerima barang dan pihak yang perlu menerima informasi terkait kedatangan barang, sesuai yang disebut dalam B/L.

11. Importer Security Filing (ISF)

Dokumen Importer Security Filing adalah dokumen shipping yang khusus dipakai untuk mengirimkan barang ke Amerika Serikat. Dokumen ini berisi peraturan bea cukai dan perlindungan perbatasan saat mengimpor lewat laut.

Pihak importir perlu mengirimkan data yang diperlukan kepada pabean Amerika Serikat sebelum barang dikirimkan dan berlayar. Dengan alasan agar pihak bea cukai AS bisa memberikan persetujuan lintas atas barang tersebut.

Mulai Terjemahkan Dokumen Bisnis ke Bahasa Asing Melalui Mega Translation Service

Jika Anda membutuhkan jasa penerjemah tersumpah dan non tersumpah yang bisa menerjemahkan dokumen untuk keperluan bisnis lintas negara, keperluan legalisasi kedutaan luar negeri, ataupun keperluan legalisasi dari kementerian, kami menyediakan jasa legalisasi kedutaan belgia, jasa legalisasi kedutaan belanda, jasa legalisasi kedutaan Arab Saudi, jasa legalisasi kedutaan Denmark, jasa legalisasi kedutaan Filipina, jasa legalisasi kedutaan Jerman,  jasa legalisasi kedutaan Singapura, jasa legalisasi kedutaan Spanyol, jasa legalisasi kedutaan Spanyol, jasa legalisasi kedutaan Vietnam, Jasa Legalisasi di Kedutaan Korea jasa legalisasi kemenkumham dan legalisasi dari kedutaan asing serta kementerian lainnya, Mega Translation Service siap membantu Anda.

Kami juga bisa menjadi solusi kebutuhan menerjemahkan dokumen Anda yang mendesak dengan layanan ekspress yang tersedia. Segera cek layanan kami sekarang.