Kewajiban Legalisasi Dokumen untuk Digunakan di Luar Negeri

Notaris/PPAT menerima dokumen atau kuasa dari luar negeri yang akan digunakan di Indonesia, maka harus dilegalisasi oleh perwakilan Indonesia di luar negeri. Kewajiban legalisasi dokumen memang diperlukan saat memiliki keperluan di luar negaranya sendiri.

 

Legalisasi dokumen

Legalisasi dilansir dari situs dekumham.go.id merupakan tahap mensahkan tanda tangan pejabat pemerintah atau pejabat umum yang diangkat oleh pemerintah. 

Dari situs deplu.go.id memang disebutkan bahwa kewajiban legalisasi dokumen oleh Menteri Luar Negeri, Direktur Konsuler harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh Direktur Perdata, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham).

Dasar hukum dari legalisasi dokumen oleh Kemenkumham adalah Staatsblad 1909 Nomor 291 tentang Legalisasi Tanda Tangan. Legalisasi menjadi pembuktian bahwa dokumen yang dibuat oleh para pihak itu memang benar ditandatangani oleh para pihak dan proses tersebut disaksikan oleh Pejabat Umum. Dalam hal ini Notaris pada tanggal yang sama dengan waktu penandatanganan itu.

Oleh karena itu, kewajiban legalisasi dokumen ini harus melalui Kemenkumham yang akan melakukan percobaan tanda tangan notaris. Pasalnya setiap notaris yang akan berpraktek harus mengirimkan contoh tanda tangannya ke Kemenkumham (pasal 7 huruf c UU No.30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. 

 

Penggunaan dokumen atau kuasa yang dibuat di luar negeri

Menurut Lampiran Peraturan Menteri Luar Negeri No. 09/A/KP/XII/2006/01, tanggal 28 Desember 2006 (poin 68), dijelaskan bahwa legalisasi artinya pengesahan terhadap dokumen dan hanya dilakukan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.

Setiap dokumen Indonesia yang akan dipergunakan di negara lain atau dokumen asing yang akan dipergunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang. Demikian kewajiban legalisasi dokumen yang tertuang pada lampiran peraturan menteri luar negeri.

Dalam Lampiran Peraturan Menteri poin 70 pun juga ditegaskan bahwa dokumen – dokumen asing yang diterbitkan di luar negeri dan ingin dipergunakan di wilayah Indonesia harus melalui prosedur yang sama. Adanya kewajiban legalisasi dokumen oleh Kementerian Kehakiman dan/atau Kementerian Luar Negeri negara dimaksud dan Perwakilan Republik Indonesia di negara setempat. 

 

Prosedur – prosedur agar dokumen dapat digunakan di Negara Asing

Pada praktiknya, prosedur – prosedur yang harus dilakukan agar dokumen yang dibuat di Indonesia bisa digunakan di negara asing, ada beberapa hal dan dokumen yang diperlukan, antara lain:

1. Pemohon membawa dokumen yang telah dilegalisasi oleh Direktur Perdata, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum dan HAM untuk dimintakan legalisasi oleh Menteri Luar Negeri Direktur Konsuler, disertai alasan penggunaan dokumen tersebut di luar negeri.
2. Membawa terjemahan dokumen oleh penerjemah resmi kedalam bahasa negara yang akan dituju.
3. Pemohon membayar Rp.10.000,- per dokumen dan menerima tanda bukti pembayaran kuitansi
4. Setelah dokumen diberi tanda tangan pengesahan, pemohon diarahkan untuk melegalisasi dokumen dimaksud ke perwakilan asing negara yang akan dituju
5. Jika terdapat kekurangan atau tidak lengkap dalam persyaratan legalisasi, maka semua berkat berikut surat atau dokumen dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi
6. Apabila berhalangan, pemohon boleh diwakili oleh orang yang diberi kuasa atau ditugaskan, disertai dengan fotocopy KTP pihak – pihak yang berkepentingan

 

Syarat dan cara mengurus legalisasi dokumen

Karena adanya kewajiban legalisasi dokumen, maka ini adalah syarat yang harus disiapkan oleh pemohon. Pertama fotocopy KTP, kedua fotocopy salinan dokumen yang ingin dilegalisasi. Jika sudah dialih bahasakan, maka harus menyertakan fotocopy yang masih menggunakan Bahasa Indonesia. Ketiga, jika dokumen tersebut atas nama organisasi/perusahaan, maka harus menyertakan surat kuasa dan fotocopy KTP pemangku/direksi perusahaan tersebut. 

Selain dokumen diatas, siapkan pula materai senilai 6000 untuk setiap dokumen yang akan disahkan. Terakhir harus ada bukti pembayaran pembuatan dokumen tersebut. Setelah semua lengkap, silahkan ajukan ke Direktur Perdata, Direktorat jenderal Administrasi Hukum Umum, Kemenkumham. 

Jika dokumen sudah lengkap Anda akan mendapatkan keterangan melakukan proses legalisasi dokumen. Proses legalisasi biasanya dilakukan dalam waktu 3 sampai 4 hari. Dengan menyerahkan bukti proses legalisasi yang telah Anda terima, sebelumnya cek kembali apakah dokumennya sudah lengkap atau belum.

Kewajiban legalitas dokumen yang cukup sederhana, namun Anda perlu mengetahui bahwa di Kemenlu akan banyak sekali orang yang membutuhkan legalitas tersebut. Anda dapat menggunakan jasa dari Mega Translation Service untuk memudahkan pekerjaan Anda. Konsultasikan persoalan Anda dengan kami.